Stel je voor dat je een bedrijf hebt en iedereen die bij het bedrijf komt werken, moet toegang hebben tot bijvoorbeeld Microsoft office, een intranet of andere online systemen. User Provisioning is het proces waarbij dit automatisch wordt geregeld, zodat je dit niet handmatig hoeft te doen.
Er zijn verschillende HR-systemen die binnen een organisatie als centrale bron worden gebruikt om medewerkers te registreren, zoals AFAS, VISMA, Youforce HR, Beaufort, enzovoort. In dit voorbeeld gebruiken we AFAS als voorbeeld.
Hoe het werkt stap voor stap:
1️⃣ AFAS is de centrale bron
In AFAS staat alle informatie van je medewerkers: naam, e-mail, afdeling, startdatum, enzovoort.
AFAS weet precies wie er bij het bedrijf werkt, wie nieuw is en wie het bedrijf verlaat.
2️⃣ Controle en koppeling
Een automatische verbinding (een ‘koppeling’) kijkt periodiek naar AFAS om te zien wie nieuw is, wie verandert van rol, of wie vertrekt.
Je kunt dit zien als een slimme assistent die in AFAS kijkt en alles onthoudt wat er moet gebeuren in de andere systemen.
3️⃣ Nieuwe gebruikers aanmaken
Als iemand nieuw bij het bedrijf komt, stuurt de koppeling automatisch de juiste gegevens naar de cloudapplicatie.
Bijvoorbeeld: er wordt een e-mailaccount aangemaakt, toegang gegeven tot de juiste apps en eventueel een tijdelijke wachtwoord ingesteld.
4️⃣ Gebruikers aanpassen
Verandert iemand van afdeling of functie, dan past de koppeling automatisch de rechten en toegang aan.
Bijvoorbeeld: iemand gaat van marketing naar sales, dan krijgt hij toegang tot andere bestanden en apps die relevant zijn voor sales.
5️⃣ Gebruikers verwijderen
Vertrekt iemand bij het bedrijf, dan zorgt de koppeling ervoor dat alle toegang automatisch wordt afgesloten, zodat niemand per ongeluk toegang houdt.
6️⃣ Automatisch en veilig
Dit proces gebeurt zonder dat iemand handmatig in elk systeem hoeft in te loggen.
Het is veilig en efficiënt: medewerkers krijgen snel toegang tot wat ze nodig hebben, en oude accounts worden automatisch afgesloten.
Een simpel voorbeeld
Jeroen begint op 1 september: AFAS weet dit.
De koppeling ziet dit automatisch en maakt een e-mail en toegang aan in alle benodigde systemen.
Marieke verandert van afdeling: de koppeling past haar rechten aan.
Sander stopt bij het bedrijf: de koppeling verwijdert al zijn accounts. Of als dat niet wenselijk is, krijgt hij geen toegang meer tot de systemen.Kortom: het bespaart tijd, voorkomt fouten en zorgt dat alles veilig geregeld is.